P&L Polska S.A. zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na wykonanie usługi inwentaryzacji, w formie spisu z natury, zapasów magazynowych w tym towarów masowych składowanych w magazynach technicznych 4 Zakładów produkcyjnych w lokalizacjach: Glinojeck, Środa Wielkopolska, Gostyń i Miejska Górka.

I.            Szczegółowy zakres

I.1.         Etap nr 1.

Opracowanie dokumentu zawierającego szczegółowe założenia oraz harmonogram wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych zapasów magazynowych oraz towarów masowych zidentyfikowanych w poniższych lokalizacjach:

• Magazyn techniczny główny w Środzie Wielkopolskiej
• Magazyn techniczny produkcji uszlachetniającej w Środzie Wielkopolskiej, z zastrzeżeniem magazynu wysokiego składowania, gdzie inwentaryzacja zostanie przeprowadzona metodą próbkowania.
• Magazyn techniczny główny w Glinojecku
• Magazyn techniczny produkcji uszlachetniającej w Glinojecku
• Magazyn techniczny główny w Gostyniu
• Magazyn techniczny główny w Miejskiej Górce

Zakres Etapu nr 1 obejmuje uzgodnienie pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych oraz opracowanie dokumentu zawierającego m. in.:

• harmonogram wszystkich czynności inwentaryzacyjnych: w tym m. in. terminy i godziny pracy zewnętrznych zespołów spisowych w poszczególnych lokalizacjach oraz terminy wykonania poszczególnych etapów,
• zakres pliku migracyjnego z magazynowej ewidencji bazowej otrzymanej z systemu finansowo – księgowego wraz z określeniem, jakie dane ma on zawierać,
• sposób oznakowania składników majątku, które nie posiadają oznaczenia kodem kreskowym (miejsce naklejenia oraz dane, jakie ma zawierać naklejka z kodem kreskowym),
• wskazanie sposobu postępowania przy zidentyfikowaniu rozbieżności pomiędzy ewidencją bazową a stanem faktycznym,
• zakres prac w ramach tzw. skatalogowania obrazów (w tym dokumentacja fotograficzna i wymiary obrazów) przez Wykonawcę,
• kontakt do osoby nadzorującej umowę ze strony Wykonawcy i Zamawiającego.

Etap nr 1 zakończy się:

• uzgodnieniem pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą szczegółów wykonania wszystkich czynności inwentaryzacyjnych oraz opracowaniem ww. dokumentu uzgodnionego i zatwierdzonego przez Zamawiającego i Wykonawcę.

Dodatkowe informacje:

Przewidywana ilość środków podlegających spisowi to ok.   7.400 rodzajów przedmiotów i ok. 73.000 ton towarów masowych.

Ocenia się, że 100 % całkowitej ilości składników majątku nie posiada naklejek z kodem kreskowym, a jedynie jest ręcznie oznaczona numerem inwentarzowym.

I.2          Etap nr 2.

• Przeprowadzenie spisu z natury zapasów magazynowych oraz towarów masowych we wskazanych lokalizacjach

Spisem z natury objęte są wszystkie rodzaje wymienione w kartotekach środków trwałych i magazynu prowadzonych w systemie finansowo-księgowym.

Zamawiający przekaże Wykonawcy w formie elektronicznej wykazy zapasów magazynowych oraz towarów masowych figurujących w kartotekach ewidencyjnych (ewidencja inwentaryzacyjna).

Etap 2 zostanie przeprowadzony zgodnie z dokumentem zatwierdzonym przez Zamawiającego i Wykonawcę w etapie 1.

Zakres etapu nr 2 obejmuje:

• sprawdzenie poprawności ocechowania i nazwy danego przedmiotu z ewidencji bazowej ze stanem faktycznym,
• oznaczenie przez Wykonawcę przedmiotów nie w pełni ocechowanych oraz nieocechowanych naklejką z kodem kreskowym wygenerowanym przez Wykonawcę,

sporządzenie spisu z natury przez Wykonawcę,

• sporządzenie przez Wykonawcę skatalogowania obrazów tj. dokumentacji fotograficznej wraz z podaniem wymiarów.

Spis przeprowadzany będzie przy użyciu systemu informatycznego Wykonawcy:

• system musi być tak zaprojektowany, aby umożliwić pełną kontrolę nad przebiegiem spisu z natury,
• system musi generować raporty w oparciu o dane zebrane podczas procesów spisowych. Tworzenie raportów musi odbywać się w sposób automatyczny, natychmiast po zakończeniu spisu w danej lokalizacji,
• system musi wyeksportować wyniki inwentaryzacji do plików Excela (minimalne dane zawarte w pliku to data inwentaryzacji, lokalizacja, numer składnika).

Dane składnika majątkowego zbierane są poprzez:

• dokonanie odczytania z tabliczki inwentarzowej (naklejki) za pośrednictwem kolektora danych, który pozwala na odczytywanie kodów kreskowych 2D (dwuwymiarowych), bądź
• wprowadzenie ręczne składnika majątkowego w przypadku braku tabliczki inwentarzowej bądź tabliczki inwentarzowej bez kodów kreskowych 2D,
• dokonanie ręcznego zliczenia ilościowego poszczególnych zapasów magazynowych.
• sporządzenie ręcznego arkusza odbywa się wyłącznie w przypadkach uzgodnionych z Zamawiającym. Dane z arkusza ręcznego są niezwłocznie wprowadzane do systemu informatycznego Wykonawcy i przekazane w wyeksportowanych plikach Zamawiającemu.

Zamawiający dopuszcza naklejanie etykiet kontrolnych spisu z unikatowym numerem na wszystkie przedmioty w trakcie spisu przez Wykonawcę do potwierdzenia spisania ostatecznego rozliczenia oraz określenia gdzie znajduje się przedmiot. Po rozliczeniu spisu, Wykonawca będzie zobowiązany do usunięcia przedmiotowych etykiet kontrolnych.

Etap nr 2 zakończy się:

• Przekazaniem Zamawiającemu arkuszy spisu z natury – zapasów magazynowych w tym towarów masowych w dwóch egzemplarzach oraz w wersji elektronicznej podpisanym certyfikowanym podpisem elektronicznym/kwalifikowanym,
• potwierdzeniem poprawności i uczestnictwa ze strony Zamawiającego w spisie oraz dokonaniem kontroli zapisów zawartych w arkuszach spisowych,
• przedstawieniem przez Wykonawcę raportu zawierającego wynik wykonanych prac.

I.3.         Etap nr 3 Rozliczenie inwentaryzacji

Wykonawca na podstawie potwierdzonych przez Zamawiającego arkuszy spisowych po weryfikacji danych z arkuszy z danymi z ewidencji inwentaryzacyjnej, określi:

• liczbę środków spisanych,
• liczbę środków zgodnych,
• liczbę środków ujawnionych (nadwyżki),
• liczbę niedoborów,

Wykonawca dokona ostatecznego uzgodnienia i rozliczenia inwentaryzacji z ewidencją inwentaryzacyjną przy bezpośrednim uczestnictwie Zamawiającego.

Do dokumentacji przekazywanej do Zamawiającego, w ramach etapu nr 3, należą:

• sprawozdanie końcowe z przeprowadzonej inwentaryzacji zawierające:

• raport z przebiegu inwentaryzacji w formie spisu z natury,
• raport ujawnionych nadwyżek,
• raport niedoborów z podziałem na niedobory wyjaśnione, rzeczywiste, pozorne,
• rekomendacje rozliczenia stwierdzonych niedoborów i nadwyżek od osób odpowiedzialnych za niedobory i nadwyżki.

Etap nr 3 zakończy się:

• przedstawieniem przez Wykonawcę sprawozdania końcowego z przeprowadzonej inwentaryzacji  i jego zaakceptowaniem przez Zamawiającego,
• wprowadzeniem do systemu finansowo-księgowego danych z pliku z wykazywanymi różnicami z przeprowadzonych prac przez Wykonawcę,
• obligatoryjnym usunięciem przez Wykonawcę etykiet kontrolnych spisu z składników majątkowych, w przypadku ich wykorzystania w procesie inwentaryzacji.

II            Termin wykonania usługi

Wykonawca zobowiązuje się zrealizować całość przedmiotu niniejszej umowy od dnia, w którym umowa została zawarta, z uwzględnieniem poniższego harmonogramu:

• przedmiot usługi określony jako etap nr 1,  zostanie zrealizowany w terminie 8 tygodni  od dnia podpisania umowy.
• przedmiot usługi określony jako etap nr 2, zostanie zrealizowany w terminie 12 tygodni  od dnia podpisania umowy.
• przedmiot usługi określony jako etap nr 3, zostanie zrealizowany w terminie 14 tygodni od dnia podpisania umowy.

Terminy  mogą zostać przedłużone za obopólną zgodą Wykonawcy i Zamawiającego.

III.          Warunki udziału w postępowaniu, które muszą spełnić wykonawcy:

Za wykonane prace obowiązuje cena ryczałtowa, obejmująca cały zakres prac składających się na przedmiot zamówienia.

Za prace nieujęte w kalkulacji kosztów przedstawionej w ofercie, a konieczne do wykonania przy realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca nie otrzyma dodatkowego wynagrodzenia. Uregulowanie płatności nastąpi po kompletnym wykonaniu usługi.

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał doświadczenie w prowadzeniu inwentaryzacji i wykonał w okresie ostatnich 4 lat co najmniej jedną, tożsamą z przedmiotem zamówienia, inwentaryzację składników majątkowych w ilości co najmniej 8.000 szt. rodzajów pozycji  i ok. 73.000 ton towarów masowych dla danej inwentaryzacji.

Zamawiający wymaga akceptacji warunków handlowych zawartych w dokumencie Ogólne-Warunki-Umów-Roboty-Budowlane-i-Remonty_01.10.2022, (załącznik nr 2) w zakresie, który dotyczy przedmiotu zapytania wraz z szablonem umowy. Zamawiający oczekuje przekazania zestawu dobrych praktyk wraz z gotowością do zarekomendowania systemów, urządzeń, schematów postępowania przydatnych przy przeprowadzaniu inwentaryzacji.

Zamawiający dopuszcza złożenie oferty na wybrany zakres towarów masowych lub pojedynczych przedmiotów z uwagi na specjalizację oferenta

Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia oferty w części dotyczącej wybranego etapu lub obszaru

IV.          Sposób przygotowania i termin złożenia oferty:

• Ofertę należy złożyć drogą elektroniczną poprzez platformę Logintrade podając łączną kwotę za etap I do III oraz dołączając wypełniony plik excel „Formularz ofertowy”
• Ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 12.04.2024r
• Za moment złożenia oferty uznaje się wpłynięcie oferty do Zamawiającego. Oferta otrzymana po wskazanym terminie nie będzie rozpatrywana.

Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty następujące dokumenty:

• Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy – Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
• Oferta musi zawierać potwierdzenie akceptacji warunków handlowych w wyznaczonej do tego sekcji
• Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz wraz z aktualnym adresem do korespondencji oraz adresem poczty elektronicznej i numerami telefonów do osób upoważnionych do prowadzenia korespondencji w tej sprawie.

Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcą:

W sprawie dodatkowych informacji   z zakresu prac proszę zwracać się do

Środa Wielkopolska: Michał Korcz; + 48 605 267 195; michal.korcz@diamant.pl  

Gostyń: Grzegorz Hądzlik; + 48 785 662 870; grzegorz.hadzlik@diamant.pl                         

Miejska Górka: Sebastian Rode; + 48 693 472 528; sebastian.rode@diamant.pl

Glinojeck: Łukasz Mówiński; + 48 693 471 697; lukasz.mowinski@diamant.pl

W sprawie dodatkowych informacji z zakresu warunków handlowych proszę zwracać się do Zbigniew Matyszczak tel. +48 605 305 585; zbigniew.matyszczak@diamant.pl                        

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 Ogólne-Warunki-Umów-Roboty-Budowlane-i-Remonty_01.10.2022

 

Zasady przystąpienia do zapytań ofertowych:

1. Kupujący korzysta z platformy zakupowej przygotowanej przez Logintrade S.A., jako narzędzia do kontaktów z dostawcami i oferentami, w szczególności poprzez zapytania zakupowe mające na celu dokonywanie przez Kupującego zakupu towarów i usług.
2. Oferty handlowe (dalej: oferty) odbierane są przez Kupującego wyłącznie za pośrednictwem platformy zakupowej. Rejestracja w bazie dostawców Kupującego, przeglądanie zapytań ofertowych oraz składanie ofert handlowych jest bezpłatne. Potencjalny dostawca musi zarejestrować się w bazie dostawców Kupującego, co wiąże się z uzyskaniem loginu i hasła do korzystania z platformy zakupowej, przeglądania zapytań i składania ofert.
3. Wprowadzenie oferty dostawcy do systemu platformy zakupowej nie oznacza, że Kupujący potwierdza otrzymanie oferty. Potwierdzenie otrzymania oferty przez Kupującego dokonywane będzie na każdorazowe żądanie oferenta i nie oznacza jej przyjęcia przez Kupującego. Wyłącza się stosowanie art. 66, 66¹ oraz 68² Kodeksu cywilnego.
4. Zapytanie zakupowe (postępowanie zakupowe) prowadzone przez Kupującego nie jest aukcją w rozumieniu kodeksu cywilnego.
5. Składając ofertę oferent określa termin do jej przyjęcia, nie krótszy jednak niż czas trwania postępowania zakupowego.
6. Przyjęcie oferty nie oznacza zawarcia umowy między Kupującym a wybranym oferentem. Umowa sprzedaży towarów lub usług między Kupującym a wybranym oferentem wymaga dla swojej ważności formy pisemnej (umowy lub zamówienia dokonanego przez uprawnionego reprezentanta Kupującego). W przypadku nie zawarcia umowy sprzedaży w ciągu miesiąca od poinformowania wybranego oferenta o wyborze oferty, wynik postępowania zakupowego i wybór oferenta przestają wiązać strony.
7. Kupujący ma prawo do:

1. Nie informowania oferentów i potencjalnych dostawców o przebiegu i wyniku postępowania zakupowego. Informacja o wyborze oferty przesyłana jest przez Kupującego wyłącznie podmiotowi, którego oferta została przyjęta. Brak udzielenia odpowiedzi co do wyboru oferty oznacza, że oferta ta nie została wybrana przez Kupującego;
2. Anulowania postępowania zakupowego, bez podania przyczyn. Oferty złożone przez oferentów uważane są wówczas za niewiążące. Oferentom nie przysługują wobec Kupującego żadne roszczenia z tego tytułu;
3. Zmiany warunków postępowania zakupowego, w szczególności rodzaju i ilości towarów i usług. Zmiana warunków akcji ofertowych musi się odbyć w taki sposób, który umożliwi oferentom dostosowanie ofert do nowych warunków zapytania. Oferentom nie przysługują wobec Kupującego żadne roszczenia co do postępowania zakupowego sprzed zmiany jej warunków;
4. Zmiany terminu do złożenia ofert, podjęcia decyzji co do wyboru oferty, a także odstąpienia od postępowania zakupowego bez uprzedniego powiadomienia oferentów i bez podania;
5. zadawania oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej wszelkich zapytań dodatkowych przewidzianych funkcjonalnością programu, jakie okażą się niezbędne do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy.

1. Oferentom nie przysługuje prawo do odwołania się od wyników postępowania zakupowego.
2. Regulamin platformy zakupowej dostępny jest w panelu rejestracyjnym lub w innym miejscu wskazanym przez Logintrade S.A. i ma zastosowanie do postępowań zakupowych.